Аккредитация партнеров

Уважаемые партнеры!

Аккредитация представителей компаний – партнеров Всероссийской недели охраны труда по всем категориям (участники – пакеты «Премиум» и «Стандарт»; персонал, водители, транспортные средства) начинается 29 июля 2024 г.

Просим обратить особое внимание на ключевые даты предоставления информации и правила работы с Личным кабинетом компании-партнера.

Информация о порядке аккредитации

Личный кабинет компании-партнера содержит следующую информацию:

• Участники – в данном разделе необходимо производить регистрацию представителей вашей компании – пакет «Премиум» и пакет «Стандарт».
• Персонал – в данном разделе вы можете зарегистрировать стендистов и технический персонал от вашей компании.
• Подрядчики – информация о зарегистрированных представителях вашего подрядчика (в режиме просмотра).
• СМИ – информация о зарегистрированных представителях средств массовой информации от вашей компании.
• Получение аккредитационного пакета – в данном разделе размещена информация и документация для получения аккредитационного пакета.
• Полезная информация – в данном разделе вы можете ознакомиться с информацией о регламенте погрузо-разгрузочных работ и схемой движения грузового транспорта к зоне разгрузки на территории проведения Всероссийской недели охраны труда, а также с требованиями к фотографиям на аккредитационный бедж.

Аккредитацию на период монтажных/демонтажных работ проходят те сотрудники, водители и транспортные средства компаний-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Всероссийской недели охраны труда – 2024 (далее – Мероприятие) с 08:00 5 сентября 2024 г. до 20:00 9 сентября 2024 г. и с 20:00 13 сентября 2024 г. до 08:00 15 сентября 2024 г.

Аккредитацию на период Мероприятия проходят те стендисты, сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Мероприятия с 20:00 9 сентября 2024 г. до 20:00 13 сентября 2024 г.

Обращаем ваше внимание на то, что экспонентам, сотрудникам, водителям и транспортным средствам, аккредитованным на период проведения Мероприятия, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

Для аккредитации участников, персонала, водителей и транспортных средств (для нужд технического персонала) необходимо:

1. Заполнить карточку компании-партнера: информацию об организации, квоты на участников и на персонал по зонам на период Мероприятия и на период монтажа/демонтажа (количество участников и персонала необходимо указывать согласно условиям партнерского договора); поставить печать и подписать у руководителя организации.
2. Заполнить поручение на обработку персональных данных и соглашение о конфиденциальности персональных данных; поставить печать и подписать у руководителя организации. Заполнение указанных документов не требуется, если организация принимала участие в мероприятиях Фонда Росконгресс и передавала оригиналы документов в отдел аккредитации в 2024 г.
3. Подписанные документы в формате PDF или JPEG и в формате Excel направить на электронный адрес вашего персонального менеджера не позднее 15 августа 2024 г.
4. Получить по электронной почте от специалиста Фонда Росконгресс информационное письмо с индивидуальным именем пользователя (логин) и паролем для входа в Личный кабинет.
5. Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Мероприятия.

6. В Личном кабинете:

   • заполнить регистрационные анкеты на участников;
   • заполнить регистрационные анкеты на стендистов, сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации;
   • загрузить фотографии всех участников/стендистов/сотрудников/водителей.

   При превышении установленных квот на количество участников от одной компании-партнера необходимо направить официальный запрос в Фонд Росконгресс.

   Организационный комитет вправе запросить у компании-партнера письменное обоснование количества стендистов и технического персонала.

7. Участники, работающие с профессиональной фото- и видеотехникой и имеющие соответствующую должность, должны быть аккредитованы в соответствии с правилами аккредитации представителей СМИ. Обращаем особое внимание, что пронос профессиональной фото- и видеотехники возможен только при соответствующей аккредитации.

8. После утверждения участников Организационным комитетом зайти в Личный кабинет каждого участника и подтвердить участие в Мероприятие.

Прием заявок на аккредитацию стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется до 29 августа 2024 г.

Прием заявок на аккредитацию участников осуществляется до 30 августа 2024 г.

При работе в Личном кабинете важно учесть:

1. Фотография требуется всем участникам, стендистам, сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения мероприятия, и является обязательным условием аккредитации.

   Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

   • размер фотографии – 480 × 640 пикселей;
   • фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
   • расширение файла – JPG или JPEG;
   • изображение должно быть анфас, без головного убора;
   • изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.
2. Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.
3. Если стендист/сотрудник зарегистрированы в заявке на период Форума, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.
4. Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.
5. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста.
6. В случае замены одного стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового.
7. Замена или удаление сотрудников/водителей / транспортных средств, которые получили беджи/пропуска, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.
8. В случае замены одного участника на другого необходимо отказаться от участия в Мероприятие в Личном кабинете участника и проинформировать специалиста по аккредитации участников о замене участника.

Организатор Форума вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.

Получение аккредитационных документов

Для комфортного прохождения процедуры аккредитации участникам предоставляется возможность получить аккредитационный бедж в пунктах аккредитации на центральной площадке проведения Мероприятия, а также в местах прибытия и размещения.

1. Выдача беджей участников осуществляется лично или по доверенности третьему лицу.

Для получения беджа другого участника по доверенности доверенному лицу необходимо предъявить:

• свой паспорт;
• оригинал поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 году;
• оригинал соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 году;
• оригинал доверенности установленного образца;
• список участников, на которых доверенное лицо получает беджи (экземпляр доверенности и списка можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»);
• копии паспортов участников, на которых доверенное лицо получает беджи (будут возвращены после выдачи беджей).

Доверенность недействительна без оригиналов поручения на обработку персональных данных и соглашения о конфиденциальности персональных данных, списка участников и копий паспортов всех аккредитуемых участников.

2. Для доступа на территорию подготовки и проведения Мероприятия в период монтажа каждому сотруднику необходимо иметь при себе временный бедж, а также документ, удостоверяющий личность (паспорт). Распечатать временный бедж необходимо из Личного кабинета.

3. Выдача беджей сотрудников, водителей и транспортных пропусков осуществляется одним аккредитационным пакетом (далее – АП).

Получение АП возможно в пункте аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации. 

АП выдается ответственному лицу по предъявлении:

• паспорта;
• доверенности;
• оригинала поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 г.;
• оригинала соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 г.;
• списков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»).

В случае утери беджа/пропуска его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимается в индивидуальном порядке.

Получение беджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!

График работы центров аккредитации участников и представителей СМИ

 

Центр аккредитации	Даты работы	Время работы
Центр аккредитации Фонда Росконгресс (г. Москва, ЦМТ, Краснопресненская наб., д. 12, подъезд 7)	2–7 сентября	10:00–20:00
Шатер при Академии единоборств (Федеральная территория «Сириус», Олимпийский просп., 5)	5–8 сентября	10:00–20:00
	9 сентября	10:00–23:00
	10 сентября	07:30–19:00
	11–12 сентября	08:00–18:00
	13 сентября	08:00–15:00

График работы центра аккредитации персонала, водителей и транспортных средств

Центр аккредитации	Даты работы	Время работы
Шатер при Академии единоборств (Федеральная территория «Сириус», Олимпийский просп., 5)
	5–8 сентября 2024 г.	10:00–20:00
	9 сентября 2024 г.	10:00–23:00
	10 сентября 2024 г.	07:30–19:00
	11–12 сентября 2024 г.	08:00–18:00
	13 сентября 2024 г.	08:00–15:00

В случае возникновения вопросов по аккредитации участников и представителей СМИ, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации партнеров и представителей СМИ по электронной почте:partners.accreditation@roscongress.org.

В случае возникновения вопросов по аккредитации стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации по телефону: +7 (812) 930 0705 с 10:00 до 18:00.